Datenschutzerklärung

This privacy policy is provided in German, as required by German law.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in evoi ist die
Efficient Minds GmbH, Geierstr. 5, 82104 Gröbenzell, Deutschland
E-Mail: support@evoi.app

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.

2. Worum es geht

evoi ist eine Anwendung zur Rechnungsstellung und Zeiterfassung für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe. Sie steht als Web-Anwendung (app.evoi.app) und als App für iOS, Android, macOS und Windows zur Verfügung. Diese Erklärung gilt für alle Varianten.

Wichtig für Betriebe: Die Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter und Rechnungen, die Sie in evoi eingeben, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten bleiben Sie; wir stellen Ihnen dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Die folgenden Abschnitte beschreiben, was dabei technisch geschieht und welche Daten wir darüber hinaus als eigene Verantwortliche verarbeiten (z. B. Ihr Konto und die Abrechnung).

3. Daten auf Ihrem Gerät

Die Apps speichern alle Daten zuerst lokal auf Ihrem Gerät in einer verschlüsselten Datenbank (SQLCipher); der Schlüssel liegt im Schlüsselspeicher des Betriebssystems. Ohne Konto verlässt keine dieser Daten Ihr Gerät. Lieferantenkataloge (DATANORM) mit Ihren Einkaufskonditionen bleiben grundsätzlich auf dem Gerät und werden nicht in die Cloud übertragen.

4. Konto und Anmeldung

Für den Cloud-Abgleich und die Zusammenarbeit im Team benötigen Sie ein Konto. Die Anmeldung übernimmt unser Auftragsverarbeiter Clerk, Inc. (USA). Dabei werden E-Mail-Adresse, Name (optional), Passwort-Hash, Anmeldezeitpunkte und die Sitzungsdaten Ihres Geräts verarbeitet. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Cloud-Abgleich und Team

Mit Konto und aktiver Lizenz werden Ihre Betriebsdaten — Kundenstammdaten, Projekte, Zeiteinträge je Person, Rechnungen mit Positionen, Zahlungen, Verträge sowie bei Nutzung des Kontoabgleichs Ihre Bankumsätze — mit unserer Datenbank abgeglichen, damit mehrere Geräte und Teammitglieder denselben Stand sehen. Die Server stehen bei der netcup GmbH, Karlsruhe (Deutschland), und werden von der mobuco GmbH in unserem Auftrag betrieben; beide sind als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden. Der Zugriff ist auf Ihren Arbeitsbereich und die Rollen Ihrer Teammitglieder beschränkt (Row Level Security). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. Ihr Auftrag als Verantwortlicher.

Der Kontoabgleich (Import von Kontoauszügen) ist eine freiwillige Funktion. Im erweiterten Modus, der alle Umsätze für einen von Ihnen gewählten Zeitraum speichert, holen wir vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung ein und protokollieren Zeitpunkt und Fassung des Hinweistextes (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung in den Einstellungen jederzeit widerrufen; die Bankdaten werden dann gelöscht.

6. Ortung (optional, nur Smartphone)

Die Zeiterfassung per Ort ist eine freiwillige Funktion der iPhone- und Android-App. Sie ist standardmäßig aus; Sie schalten sie in den Einstellungen selbst ein, nach einem Hinweis, dem Sie zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Zeitpunkt und Fassung des Hinweises werden auf dem Gerät gespeichert). Sie gilt je Person auf genau einem Gerät. Verarbeitet werden nur das Betreten und Verlassen von Orten, die Ihr Betrieb bei seinen Kunden angelegt hat (Stammdaten: Name, Anschrift bzw. Koordinaten, Radius, gewählte Regel). Das Betriebssystem Ihres Geräts erkennt diese Ereignisse; die App bucht daraufhin eine Zeit oder Fahrt, die wie jede andere Zeit synchronisiert wird und den Vermerk „per Ort“ trägt. Die Position Ihres Geräts wird weder an uns noch an Dritte übertragen und nicht protokolliert; sie bleibt auf dem Gerät. Einzige Ausnahme: Tippen Sie beim Anlegen eines Orts selbst auf „Hier festlegen“, wird die Position in diesem Moment als Lage des Orts gespeichert und gehört dann zu den Stammdaten des Orts, die mit Ihrem Arbeitsbereich synchronisiert werden; mit „Lage entfernen“ oder durch Ändern der Anschrift löschen Sie sie wieder. Zur Umrechnung von Anschriften in Koordinaten nutzt die App die Ortssuche des Betriebssystems (Apple bzw. Google), dabei wird die Anschrift des Orts, nicht Ihre Position, übermittelt. Sie können die Funktion jederzeit ausschalten oder dem Standortzugriff in den Systemeinstellungen widersprechen; jede Buchung lässt sich in der Benachrichtigung verwerfen oder korrigieren. Setzt ein Betrieb die Funktion für seine Beschäftigten ein, ist er dafür verantwortlich, die arbeits- und mitbestimmungsrechtlichen Voraussetzungen (z. B. Betriebsvereinbarung, Beteiligung des Betriebsrats) zu erfüllen.

7. Server-Protokolle

Beim Aufruf der Web-Anwendung verarbeitet der Webserver technisch notwendig IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung und Statuscode, um den Betrieb sicherzustellen und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

8. Cookies und lokaler Browserspeicher

Die Web-Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Schutz vor Anfragefälschung, Sitzungsverbindung) und den lokalen Speicher Ihres Browsers für die Darstellung (Hell/Dunkel) und Ihre verschlüsselte Anmeldesitzung. Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies, deshalb keine Einwilligungsabfrage (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Kauf und Abrechnung (Paddle)

Lizenzen werden über Paddle.com Market Ltd. (London, UK) als Wiederverkäufer („Merchant of Record") erworben. Paddle ist für die Zahlungsabwicklung eigener Verantwortlicher; es gelten dessen Datenschutzhinweise. Beim Öffnen der Preisseite und des Bestellfensters lädt Ihr Browser Inhalte von paddle.com; dabei wird Ihre IP-Adresse an Paddle übermittelt. Von Paddle erhalten wir Bestellnummer, Lizenzumfang, Laufzeit und die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, um Ihre Lizenz freizuschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für den Vereinigten Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor.

10. E-Mails, die wir senden

Wir senden Ihnen E-Mails nur anlassbezogen: Lizenzschlüssel und Aktivierungscodes nach einem Kauf sowie Einladungen in einen Arbeitsbereich, wenn ein Teammitglied Ihre Adresse einträgt. Der Versand läuft über einen eigenen Postausgangsserver. Es gibt keinen Newsletter.

11. Fehlermeldungen und Absturzberichte

Sie können uns aus der App heraus Fehler melden. Das geschieht nur auf Ihre ausdrückliche Handlung („Bericht senden" bzw. „Fehler melden") — mit Ausnahme des unten beschriebenen technischen Hinweises bei abgelehnten Synchronisierungen. Mitgesendet werden dann: App-Version, Gerätetyp und Betriebssystem, die zuletzt geöffnete Seite, technische Fehlerdetails (Stacktrace), Ihre Beschreibung sowie — nur wenn Sie es auswählen — eine betroffene Rechnung oder Datei als Anhang und eine Kontaktadresse für Rückfragen. Meldungen ohne Konto sind möglich. Wir nutzen die Angaben ausschließlich zur Fehlerbehebung und löschen sie spätestens 12 Monate nach Abschluss der Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Automatischer Hinweis bei abgelehnten Synchronisierungen. Lehnt unser Server eine Änderung ab, die Ihr Gerät synchronisieren wollte (etwa an einem festgeschriebenen Beleg oder ohne die nötige Berechtigung), sendet die App uns ohne weitere Rückfrage einen kurzen technischen Hinweis — damit wir solche Fehler beheben, bevor Daten auseinanderlaufen. Er enthält nur: die Kennung Ihres Arbeitsbereichs, die Art des Datensatzes (z. B. „Rechnung“), den Fehlercode, App- und Schnittstellenversion, die Plattform und den Zeitpunkt. Keine Belegnummern, Beträge, Namen oder sonstigen Inhalte, keine Nutzerkennung. Höchstens ein Hinweis je Arbeitsbereich, Datensatzart und Fehlercode pro Tag und Gerät. Speicherung und Löschung wie oben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb). In der App sehen Sie dieselbe Ablehnung unter Einstellungen → Sync-Konflikte.

12. Domain-Auflösung (Cloudflare)

Die Namensauflösung unserer Domain liegt bei Cloudflare, Inc. (USA). Cloudflare verarbeitet dabei nur DNS-Anfragen; die Verbindung zur Anwendung selbst läuft direkt zu unserem Server in Deutschland, nicht über Cloudflare.

13. Speicherdauer

• Kontodaten: bis zur Löschung Ihres Kontos.
• Betriebsdaten in der Cloud: bis Sie oder Ihr Betrieb sie löschen oder das Vertragsverhältnis endet. Rechnungsdaten unterliegen beim Betrieb den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel zehn Jahre); am Vertragsende erhalten Sie einen Export.
• Zeiterfassungsdaten von Mitarbeitern: deutlich kürzer; die Frist legt der Betrieb als Verantwortlicher fest.
• Fehlermeldungen: 12 Monate nach Abschluss der Bearbeitung.
• Server-Protokolle: 14 Tage.
• Abrechnungsbelege: zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

Löschen von Arbeitsbereich und Konto. Sie können einen Arbeitsbereich in den Einstellungen löschen, nachdem Sie einen vollständigen Belegexport heruntergeladen haben. Der Arbeitsbereich wird sofort für alle Mitglieder gesperrt und 30 Tage später endgültig gelöscht; in dieser Frist können wir ihn auf Ihre Anfrage wiederherstellen. Ihr Konto können Sie jederzeit in den Einstellungen löschen. Namen, die als Teil festgeschriebener Belege in Arbeitsbereichen anderer Unternehmen stehen (z. B. als ausführende Person auf einer Rechnung), bleiben dort erhalten, weil diese Unternehmen zur Aufbewahrung verpflichtet sind (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Gelöschte Daten können in verschlüsselten Datensicherungen für einen begrenzten Zeitraum nachlaufen, bevor die Sicherung turnusmäßig überschrieben wird.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenden Sie sich dafür an support@evoi.app. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Betrieb in evoi über Sie gespeichert hat (z. B. als Kunde oder Mitarbeiter des Betriebs), wenden Sie sich bitte an diesen Betrieb; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

15. Sicherheit

Übertragungen sind TLS-verschlüsselt, die lokale Datenbank ist verschlüsselt, der Zugriff auf Ihre Cloud-Daten ist auf Ihren Arbeitsbereich beschränkt, Datensicherungen sind verschlüsselt und werden an einem zweiten Ort aufbewahrt. Die Apps bieten zusätzlich eine App-Sperre mit Face ID / Touch ID bzw. Gerätesperre.

16. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils in der App bzw. unter app.evoi.app veröffentlichte Fassung.

Stand: 2026-11-09